Mọi tổ chức đều có nhu cầu theo dõi sự tham dự một cách đáng tin cậy để đảm bảo sự ngăn nắp và kiểm soát ở mọi nơi từ sàn sản xuất đến lớp học. Có dữ liệu tham dự chính xác và dễ dàng cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về năng suất của nhân viên và giảm thời gian tham gia vào xử lý bảng lương và tín dụng. Tự động hóa theo dõi thời gian và tham dự giúp nhân viên hoặc sinh viên của bạn chịu trách nhiệm về hiệu suất của chính họ, loại bỏ ước tính thời gian và lỗi và đảm bảo rằng mọi người đều được bồi thường chính xác nhất có thể.

Với giải pháp phù hợp tại chỗ, thời gian và hệ thống theo dõi tham dự rất dễ dàng để bắt đầu và chạy với nhu cầu hỗ trợ tối thiểu. Sử dụng mã vạch hoặc thẻ từ, thẻ RFID giữ cho hệ thống tinh gọn với ít gian lận hơn và không có giấy tờ để giải quyết. Quản lý lực lượng lao động của bạn hiệu quả hơn để đạt năng suất tối đa trong khi giảm gánh nặng cho nhân viên nhân sự, biên chế và nhân viên CNTT.

Những lợi ích chính của hệ thống theo dõi thời gian và tham dự là gì?

Một hệ thống theo dõi thời gian và tham dự cung cấp các lợi ích tiết kiệm chi phí của:

Độ chính xác – Loại bỏ sự không chính xác của bảng chấm công và nhật ký thời gian giả với việc thu thập dữ liệu tự động.

Đơn giản – Ghi lại tất cả thông tin thích hợp chỉ bằng thao tác vuốt hoặc quét thẻ.

Hiệu quả – Giảm thời gian cần thiết để xử lý thời gian và dữ liệu tham dự.

Năng suất – Quản lý thời gian và hiệu suất của nhân viên của bạn để tối ưu hóa khả năng của họ.

Theo dõi thời gian và tham dự là gì?

Trong một thế giới lý tưởng, mọi nhân viên đều đến đúng giờ vì công việc và mọi sinh viên đều tham dự mọi lớp học. Thật không may, mọi thứ thật không may là một trường hợp khác và việc có các công cụ để nhanh chóng và dễ dàng theo dõi thời gian và sự tham dự là cần thiết trong mọi tổ chức. Với việc sử dụng các công nghệ quét khác nhau, bạn không còn phải lãng phí thời gian để quản lý thẻ đục lỗ hoặc cuộn giấy tờ cuộc gọi.

Bước đầu tiên cho bất kỳ hệ thống theo dõi tham dự nào là cung cấp cho mỗi người bạn sẽ theo dõi một ID duy nhất có thể được quét. Bạn có thể đã có phù hiệu nhân viên hoặc ID sinh viên và miễn là họ có mã vạch, sọc từ tính hoặc chip prox, bạn cũng có thể sử dụng chúng để theo dõi tham dự. Nếu bạn không có bất kỳ loại ID nào được cấp, một máy in thẻ đơn giản là một cách dễ dàng để lấy thẻ với mã vạch được tạo. Thẻ ID tùy chỉnh ngăn chặn việc sử dụng gian lận và tăng tốc quá trình tổng thể. Khi mọi người có một ID duy nhất, chúng tôi có thể bắt đầu theo dõi.

Vì bạn sẽ theo dõi tham dự cho một địa điểm hoặc sự kiện nhất định, bạn sẽ cần xác định số lượng và địa điểm các trạm đăng ký của bạn sẽ ở đâu. Trạm đăng ký là nơi người dùng sẽ quét ID của họ và ghi lại sự tham dự của họ. Một trạm có thể là một PC cơ bản với đầu đọc hoặc thiết bị đầu cuối độc lập. Thiết bị đầu cuối cung cấp khả năng được đặt ở những nơi mà một PC bình thường có thể không phù hợp và sẽ có các tùy chọn cho máy quét và đầu đọc tích hợp. Cho dù là PC hay thiết bị đầu cuối, cả hai sẽ chạy phần mềm đang ghi nhật ký và quản lý tất cả dữ liệu thời gian và tham dự. Các hệ thống này có thể là trạm thu thập hàng loạt hoặc nối mạng để cung cấp cập nhật theo thời gian thực.

Phần mềm chạy ở mỗi trạm cuối cùng sẽ xác định cách bạn theo dõi điểm danh và chi tiết nào. Tối thiểu một hệ thống sẽ theo dõi ID người dùng và thời gian nhưng thông tin chi tiết hơn cũng có thể được ghi lại. Trong trường hợp sinh viên đi học, bạn cũng có thể cần theo dõi ID lớp, số phòng và giáo sư. Trong môi trường sản xuất, bạn có thể muốn biết người dùng đã quét ở trạm nào, khu vực làm việc của họ trong ngày đó và họ được giao nhiệm vụ gì. Bất kể môi trường nào, phần mềm theo dõi của bạn sẽ cần chứa tất cả dữ liệu bạn cần ghi lại. Hầu hết các phần mềm rất linh hoạt trong vấn đề này và thậm chí các tùy chọn hoàn toàn tùy chỉnh có sẵn.

Mối quan tâm cuối cùng với bất kỳ hệ thống nào là tích hợp với các hệ thống khác. Bất kỳ ứng dụng tham dự nào cũng có thể xuất tất cả dữ liệu của nó để xử lý thêm như sử dụng bảng lương và kế toán nhưng cũng có khả năng kết nối tốt hơn. Nhiều ứng dụng theo dõi tham dự sẽ được gắn với một hệ thống kiểm soát truy cập cho một tòa nhà hoặc một công việc trong hệ thống quy trình để thu thập thông tin về hiệu suất và trách nhiệm của nhân viên. Với phần mềm thích hợp, ứng dụng thời gian và tham dự có thể được tích hợp hoàn toàn với bất kỳ quy trình kinh doanh nào để có hiệu quả cao hơn.

Bạn nên giải quyết vấn đề gì khi lập hệ thống theo dõi thời gian và tham dự?

Khi kết hợp một hệ thống theo dõi chấm công và thời gian hiệu quả và phù hợp, có một vài câu hỏi chính cần trả lời:

– Bạn sẽ theo dõi được bao nhiêu người?

– Bạn sẽ cần một trạm kiểm tra tự động để quản lý?

– Bạn đang theo dõi khách cùng với nhân viên / sinh viên của bạn?

– Bạn sẽ sử dụng một dải từ hoặc mã vạch trên thẻ ID?

– Bạn đã có thẻ ID tại chỗ chưa?

– Bạn sẽ cần tích hợp với các hệ thống khác? Kiểm soát truy cập, làm việc trong quá trình (WIP), kế toán?

– Bạn cần loại báo cáo nào từ hệ thống?

Các thành phần của một hệ thống theo dõi thời gian và tham dự là gì?

Hệ thống theo dõi thời gian và tham dự bao gồm sự kết hợp của một số thành phần:

– Phần mềm theo dõi thời gian – Phần mềm theo dõi là bộ não của hệ thống của bạn và sẽ xác định những chi tiết bạn theo dõi và cách bạn có thể báo cáo từ hệ thống. Nhu cầu tương thích của bạn với các hệ thống khác và hỗ trợ cho loại ID bạn sử dụng sẽ xác định phần mềm nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

– Thiết bị đầu cuối cố định – Trong khi PC có thể thực hiện một công việc tương tự, thiết bị đầu cuối tích hợp hoàn toàn sẽ tiết kiệm không gian và cho phép một giải pháp hoàn toàn không giám sát. Nhiều người sẽ có máy quét và độc giả nhúng vào chúng cho một trạm theo dõi tham dự hoàn chỉnh.

– Máy quét mã vạch, RFID – Để theo dõi chính xác một cá nhân, bạn cần một phương tiện để đọc ID của họ. Tùy thuộc vào công nghệ được sử dụng trên thẻ ID của bạn, nhiều loại độc giả dễ sử dụng có thể được triển khai trong một hệ thống theo dõi tham dự.

Máy in thẻ ID – Mỗi nhân viên hoặc học sinh cần một mã định danh duy nhất để được theo dõi. Máy in thẻ ID cho phép bạn tạo thẻ an toàn và tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh của bạn.

Hãy liên hệ với chúng tôi

Chúng tôi là chuyên gia theo về giải pháp quản lý sự kiện! Chúng tôi có thể giúp bạn định cấu hình giải pháp bất kể quy mô hoặc loại cơ sở của bạn. Chúng tôi sẽ cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của ứng dụng và ngân sách của bạn. Kinh nghiệm nhiều năm của chúng tôi cung cấp các giải pháp phức tạp trong các ngành công nghiệp có nghĩa là bạn sẽ có được một giải pháp toàn diện và triển khai không gặp sự cố, được đảm bảo. Hãy tiếp tục, gọi cho chúng tôi!